No quesito “Recursos” de um projeto temos todo o combustível para que nunca as atividades parem por mais tempo que o planejado. A falta dele produz atrasos e elevação dos custos.
Contudo o excesso de “combustível” produz perdas, gastos financeiros com capital de giro preso e crescente custos com estocagem.
Assim o planejamento de recursos cria um controle de disponibilidades e usos dos recursos em relação as considerações de custo, tempo e qualidade de acordo com a implementação do projeto.
Para simplificar temos classificados sete grupos de recursos:
Dinheiro, Materiais, Mercadorias, Maquinário, Mão de obra, Gerenciamento Administrativo (profissionais e especialistas), Comunicação e transporte, mas todos os projetos tem necessidades próprias.
Assim temos um ponto importante no quesito recursos do projeto: O Estudo de viabilidade iniciando o cálculo das necessidades dos recursos, suas quantidades e custos. Após aprovação inicia-se o planejamento com mais detalhes e definições de prazos.
Nesse ponto uma ferramenta torna-se essencial: Um bom software de gerenciamento de projetos.
Softwares Gratuitos
A medida que o plano é programado e cada atividade é detalhada, suas necessidades de recursos, quantidades, especificações e cronogramas são desenvolvidos.
O MSProject da Microsoft certamente é um dos mais profissionais e utilizados no momento. Contudo seu alto preço afasta os pequenos e médios profissionais que buscam o planejamento informatizado.
Ou seja, as grandes empresas certamente irão adquirir ferramentas avançadas e pagas como o Msproject e outros programas de ERP integrando planejamento, finanças, estoque, gestão e até incluso a contabilidade e rh, mas e os pequenos e médios projetos que não dispõem de recursos financeiros para tal investimento.
Assim disponibilizo aqui uma listagem de programas e ferramentas gratuitas para serem utilizadas em projetos pequenos e médios:
Gerenciador de Projeto
Contudo não basta localizar as ferramentas e adquirir computadores, necessário buscar especialização e treinamento contínuo nos mesmos. E talvez o mais importante – desenvolver habilidades orgânicas do bom gestor de projetos.
Dessa forma on line um gerente de obras pode lançar a construção de uma casa nessa ferramenta e seu cliente pode acompanhar o desenvolvimento das atividades a hora que desejar, por exemplo.
Outro recurso para empresas que não possuem internet é a utilização de softwares gerenciadores de arquitetura aberta e gratuita como o OpenProj e o Granttproject.
A única desvantagem é que são em inglês, contudo pode ser um bom estímulo para estudar um pouco uma segunda língua.
Controle de Estoque
O controle de estoque deve prover eficiência ao atendimento das necessidades de recursos do projeto. Ou seja atender uma necessidade na ora certa e na quantidade suficiente.
Ponto alvo de furtos, desvios e perdas – o controle do estoque deve ser rigoroso em qualquer tamanho de empresa. Uma perda de estoque vai mito além de seu custo de reposição, pois inclui tempo administrativo, trabalho adicional, investigação e atraso de atividade colocando em risco todo o cronograma.
O tempo de resposta e o tempo de ciclo deve ser bem avaliado nas compras dos recursos.
O tempo de ciclo é o tempo que o fornecedor leva para obter ou produzir os bens para estarem disponíveis para pronta entrega.
Um programa gratuito que possui um bom controle de estoque para ser utilizado é o Sistema de Vendas 2.0 disponível para download:
É um programa de controle de estoque com entrada, saída, estorno, reajuste de preços, movimentação de estoque, entre outros. Seu ponto forte é dar liberdade ao administrador, podendo fazer relatórios de tabela de preço e exportar seu banco de dados para o Excel, para que tenha mais liberdade e recursos de lidar com estatísticas.
Outro programa, o Cest free, pode ser encontrado no link abaixo:
Estrutura Administrativa
A noção de importância do empowerment resultou no maior uso da iniciativa individual e liberdade de decisão na solução de problemas. Mesmo em uma empresa com estrutura hierárquica diferenciada simples o empowerment criou flexibilidade e arrojo.
Assim as estruturas administrativas podem ser Diferenciadas e exclusivas, híbridas, matriciais, modulares e achatadas.
Softwares Administrativos gratuitos
Ambos os programas acima descritos na categoria “controle de estoque” possuem capacidades de controle financeiro e administrativo.
Contudo existe um programa gratuito que possui bem mais recursos, podendo inclusive servir de uso para um pequeno comércio sem problemas, por ser sempre atualizada e em constante aperfeiçoamento.
Trata-se do soft Hábil
Não é específico para projetos, mas certamente terá funcionalidade de suas rotinas administrativas e financeiras.
Outros programas de Administração de negócios pode-se verificar clicando aqui.
Gerente de Projetos
Com as ferramentas implantadas, conceito e planejamento prontos do projeto é a hora da implantação – momento principal de um projeto.
Nessa etapa é fundamental o bom gerenciamento e a atuação do Gerente de Projeto torna-se primordial para sua boa execução.
Dentre suas funções destacamos:
Com os programas de gerenciamento de Projetos somados a programas de controle de estoque e administrativo o Gerente dispõe assim de ferramentas sem nenhum custo para começar o seu planejamento e seguir com a implantação de qualquer projeto.
Existe um Gerenciador de Projetos on-line gratuito para até 5 usuários com 25 megas de espaço disponível para iniciar um ótimo gerenciamento. Sem falar na praticidade de poder acessá-lo de qualquer escritório ou local com um notebook conectado a internet. O serviço chama-se Planzone e está no endereço abaixo:
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